8 recomendaciones para evitar actos de corrupción y fraude en las organizaciones

Bogotá, febrero 2023.- Durante los últimos años, diversas organizaciones mundiales han sido víctimas de actos de corrupción y fraude. Según transparencia internacional presentó los resultados de percepción de la corrupción para 2022, donde Colombia se mantuvo por tercer año consecutivo la calificación de 39 puntos sobre 100, es decir, según lo indicado por transparencia internacional aquellos que estén por debajo de 50 puntos son países que tienen un panorama desfavorable en prácticas anticorrupción.

Este resultado de transparencia internacional, también indica que desde el año 2017 han identificado 130 países que han presentado protestas sociales significativas, donde el 42% (55 países) al menos una protesta fue impulsada por el descontento de su población por los niveles de corrupción en su país.

Si bien el panorama en Colombia no ha cambiado, los gobiernos entrantes y futuros deberán tener una visión estratégica clara para combatir la corrupción, pero las compañías, también tendrán que aportar para que ello empiece a cambiar y sean percibidas como compañías transparentes en sus operaciones y su relacionamiento con entidades del estado y en compañías de carácter privadas.

Pero ¿cómo podemos proteger a nuestras organizaciones de este mal que nos aqueja? A continuación, mencionamos 8 recomendaciones que las empresas deberían seguir.

La primera de ellas, está dada en Dar a conocer y poner en práctica el código de conducta entre los colaboradores, por lo que cada compañía necesita un código de conducta escrito que refleje su ética y valores que la rigen. De esta manera, la alta dirección deberá acoger e impulsar su adopción en todos los niveles de la empresa manifestando su compromiso y demostrando la cero tolerancia a la corrupción y a las malas prácticas.

Este aspecto de la cultura organizacional está asociado al establecimiento de una comunicación clara con el personal, proveedores y clientes; asegurándose que comprendan, acepten y apliquen los principios aceptados en términos de ética, conducta adecuada, políticas de comportamiento, entre otros.

Nuestra segunda recomendación, está en Validar permanente los procedimientos de vinculación de personal crítico, proveedores y clientes con quienes se establezcan relaciones, por lo que uno de los momentos clave para evitar relacionarse con perfiles de riesgo o presuntos delincuentes en la etapa de selección de personal, proveedores o clientes, es la de revisar periódicamente los procedimientos de debida diligencia, pero sobre todo que cuente con las validaciones mínimas requeridas para asegurar una adecuada vinculación.

Incluir procedimientos de revisión anual en la política de prevención y detección de fraude es nuestra tercera recomendación, donde se hace importante el acompañamiento de expertos en fraude que revisen, diagnostiquen y recomienden medidas proactivas, eficientes y eficaces para prevenirlo. Los expertos en fraude, son una herramienta valiosa que ayudan no solo a desalentar de manera efectiva los intentos de cometer fraude, sino que también refuerzan el sistema de control interno de las compañías respecto a la prevención, detección y respuesta a los riesgos de fraude. Las organizaciones deberían evaluar anualmente la administración de riesgos de fraude y evitar o reducir focos que la alienten.

Por otro lado, nuestra cuarta recomendación esta en Establecer mecanismos de denuncia, que permita instituir una línea directa y confidencial, en donde se convierte en una excelente opción para recibir denuncias sobre sospechas de fraude, corrupción, lavado de activos, entre otros delitos. Esto permite descubrir situaciones de fraude en los procesos críticos de las compañías o identificar debilidades estructurales que deben ser atendidas a corto plazo.

Es indispensable que estos sean administrados por un tercero experto, que realice capacitaciones y/o emisión de comunicados alternativos al personal, proveedores y clientes de forma periódica y ofrezca la confianza para dar un adecuado uso a estos medios tan valiosos, promoviendo los mecanismos de denuncia dentro y fuera de la compañía.

Capacitar a su personal es nuestra quinta recomendación, donde de forma permanente se entrenen sobre las características del riesgo de fraude, ya que les permite estar alertas a sus diversas manifestaciones y variaciones en los comportamientos. Asimismo, enseñe a sus colaboradores cómo reportar actividades sospechosas, teniendo un experto que coadyuve al logro de este objetivo.

La sexta recomendación, es Tener a disposición investigadores expertos, que ayuden para la prevención, detección e investigación de fraudes. Si la compañía decide no tener en nómina a este tipo de funcionarios, mantener servicios administrados es la opción ideal, donde ayuden a capacitar a su personal en las más modernas técnicas de prevención, detección y respuesta al fraude; como para el apoyo en investigaciones internas.

Nuestra séptima recomendación esta en Identificar los focos y áreas vulnerables al fraudeen una empresa, que permita gestionarlos y monitorearlos. Esto comienza detectando los posibles peligros a los que se expone, para después adoptar las medidas oportunas e implantar los procesos necesarios para minimizar o eliminar esos peligros.

Hay que darle a esta gestión la importancia que se merece, porque pueden afectar a las operaciones diarias de la empresa traduciéndose en pérdidas y sanciones por los reguladores. Por eso además de la responsabilidad y convicción de directores y altos ejecutivos, los reguladores están exigiendo, a las empresas bajo su supervisión, adoptar políticas y estructuras para el control de los riesgos a los que se enfrentan.

El proceso comienza, identifi­cando las áreas susceptibles a generar fraude, aunque sea de forma inconsciente, y que sea más fácil­ y rápido ir creciendo a partir de esa base. Es necesario trabajar en equipo y muy coordinadamente para no duplicar esfuerzos en información, métodos, herramientas, entre otros.

Por último, nuestra octava recomendación es Conseguir el apoyo directo de la Junta Directiva, que permita mantener un programa de evaluación del riesgo de fraude, liderando posteriormente la implementación de la estrategia adecuada para administrar dicho riesgo. Todo el personal de dirección, confianza y manejo debe hacerse explícito y personalmente responsable por administrar el riesgo de fraude en su área de influencia dentro de la compañía.